Personal Data Protection Notice (“Notice”)

This Notice is required under the Personal Data Protection Act 2010 (“PDPA”) and it explains how we, Messrs Benjamin Tan & Co, handle and safeguard the personal data in our possession or under our control, including that of our clients.

For the purposes of this Notice, please note that “personal data” includes any information which relates to your relationship with us. This information may include your name, NRIC number, passport number, company registration number, address, email address, contact details, details of your bank account(s) and other necessary information regarding yourself processed for the purposes of our administration of the relationship we have with you as well as to carry out our obligations or enforce our rights.

By submitting your own or another third party’s personal data (eg. your employee) or by accessing our website (at https://www.btclaw.com.my), you confirm that you and such other third party consent and agree to our collection, processing, use and disclosure of personal data in accordance with this Notice, and you further confirm that such third party has fully read and understood the terms of this Notice and has consented to you disclosing his/her personal data to us for our collection, processing, use and disclosure in accordance with this Notice. Please do not send us any personal data if you do not want it to be used in this way.

We do not collect personal data from children below the age of 18 without the prior consent of the child’s parents or guardian. If a child’s personal data is collected with prior consent of the parents or guardian, we will only use or disclose the personal data as permitted by law. If we discover that we have unintentionally collected personal data of a child below the age of 18 without the prior consent of the child’s parents or guardian, we will remove that child’s personal data as soon as possible.

The personal data we collect

We will collect and process your personal data from the moment you provide to us your personal data and we will continue to collect your personal data from time to time as we update the record of your personal data. This includes particulars you disclose in the engagement letter with us or when you furnish us with additional information through any form of communication with us.

What we use your personal data for

We only use your personal data for the purposes of administration and management of the business relationship with you in providing our legal services, including for purposes of conducting Know-Your Client (KYC) checks and screening, and to fulfil our legal obligations and other related services by us.

Who sees your personal data

Your personal data may be disclosed to relevant parties on a need-to-know basis and this includes the following:

• Courts, tribunals, government or regulatory authorities, bodies or agencies, and law enforcements, Land Office, Inland Revenue Board, Employees Provident Fund;
• Banks, financial institutions and payment processors;
• Third parties such as auditors, lawyers, company secretaries and other advisers who may have a need to know your contact details for the purposes of your work such as your business contact details, phone number or email address, and/or for the purposes of legal proceedings or transactions;
• Any suppliers or third parties who require your personal data to assist us with establishing, managing, administering or ending our business relationship with you, including, parties who collaborate with us in providing their products or services to you or on our behalf;
• Our business partners and affiliated network;
• Persons requesting for such personal data under law; and
• Persons to whom you have given your consent.

We may transfer your personal data to places outside Malaysia when carrying out any of the purposes stated under this Notice. In such circumstances, we will take all reasonable measures to ensure that your personal data has an appropriate adequate level of protection and safeguards and is processed as required under the applicable laws. By engaging us or accessing our website, you consent to any such transfer of personal data outside of Malaysia.

Security

We will take reasonable care to implement security measures which safeguard against unauthorised or unlawful access to, or alteration, disclosure or destruction of your personal data. If our data processing is carried out by a third party, we will require that they adhere to our standards.

Duration

Your personal data will be retained for such duration as is reasonably necessary for the fulfilment of the purposes or for such period as may be necessary to protect our legal interest. We will store your personal data beyond the period of our business engagement if required, where there are legal proceedings pending or where legal requirements necessitate the retention of your data.

Your rights

You can request to see the personal data we hold about you and, if the personal data is inaccurate, you can request that we update it. You may do so by sending an email to general@btclaw.com.my. Please allow us reasonable time to respond and effect any change.

Withdrawing or Limiting Consent

If you choose not to furnish any mandatory personal data requested or wish to withdraw your consent or significantly limit the processing of your personal data, you agree that (notwithstanding any agreement between you and us) we will be unable to process your personal data, and any corresponding benefits may be curtailed. When you do so, you acknowledge that we will not be liable for any losses which you suffer as a result of your own action.

Revisions 

We reserve the right to change this Notice from time to time. Please note that in the event of any inconsistencies between the Bahasa Melayu and the English version, the English version will prevail.

Contact us

You can direct any questions or requests concerning this Notice to general@btclaw.com.my or by phone +607- 213 2222.

Versi Bahasa Melayu

Notis Perlindungan Data Peribadi (“Notis”)

Notis ini diperlu mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“Akta”) dan Notis ini menerangkan bagaimana kami, Tetuan Benjamin Tan & Co, mengurus dan melindungi data peribadi dalam milikan kami atau di bawah kawalan kami, termasuk data peribadi anak guam kami.

Bagi tujuan Notis ini, sila ambil perhatian bahawa “data peribadi” merujuk kepada apa-apa maklumat berkenaan hubungan anda dengan kami. Maklumat ini merangkumi nama anda, nombor kad pengenalan, nombor paspot, nombor pendaftaran syarikat, alamat, alamat emel, nombor telefon, butir-butir bank akaun anda dan maklumat lain yang diperlukan berkenaan anda bagi tujuan pentadbiran hubungan kami dengan anda,  memenuhi obligasi kami serta melindungi hak perundangan kami.

Dengan memberikan data peribadi anda atau data peribadi pihak ketiga (contohnya, pekerja anda) atau melawat laman web kami (di https://www.btclaw.com.my), anda dan pihak ketiga tersebut mengesahkan bahawa anda dan pihak ketiga tersebut bersetuju untuk kami mengumpulkan, menggunakan dan menzahirkan data peribadi tersebut selaras dengan Notis ini, dan anda selanjutnya mengesahkan bahawa pihak ketiga tersebut telah membaca sepenuhnya dan memahami terma Notis ini dan telah memberikan persetujuannya kepada anda untuk menzahirkan data peribadi beliau kepada kami untuk kami mengumpulkan, menggunakan dan menzahirkan data peribadi tersebut selaras dengan Notis ini. Sila jangan berikan kepada kami sebarang data peribadi anda jika anda tidak bersetuju dengan data peribadi tersebut digunakan bagi tujuan ini.

Kami tidak mengumpul data peribadi daripada kanak-kanak di bawah umur 18 tahun tanpa persetujuan terlebih dahulu daripada ibu bapa atau penjaga kanak-kanak. Sekiranya data peribadi kanak-kanak telah dikumpul dengan persetujuan terlebih dahulu daripada ibu bapa atau penjaga kanak-kanak, kami hanya akan mengunakan atau menzahirkan data peribadi seperti yang dibenarkan oleh undang-undang. Sekiranya kami menemui bahawa kami telah secara tidak sengaja mengumpul data peribadi kanak-kanak di bawah umur 18 tahun tanpa persetujuan terlebih dahulu daripada ibu bapa atau penjaga kanak-kanak, kami akan mengeluarkan data peribadi kanak-kanak tersebut secepat mungkin.

Data peribadi yang kami kumpulkan

Kami akan mengumpul dan memproses data peribadi anda dari saat anda memberikan kami data peribadi dan kami akan terus mengumpul data peribadi anda dari semasa ke semasa dalam proses pengemaskinian rekod kami mengenai anda. Ini termasuklah butir-butir yang anda kemukakan di dalam surat pelantikan dengan kami atau apabila anda melampirkan kepada kami maklumat tambahan melalui sebarang bentuk komunikasi dengan kami.

Bagaimana kami menggunakan data peribadi anda

Kami hanya akan menggunakan data peribadi anda bagi tujuan pentadbiran dan pengurusan hubungan kerja kami dengan anda dalam memberikan perkhidmatan undang-undang kami, termasuk untuk tujuan pemeriksaan dan saringan Kenali Pelanggan Anda (Know Your Client (KYC), dan untuk memenuhi kewajipan undang-undang kami dan perkhidmatan lain yang berkaitan oleh kami.

Kepada siapa data peribadi anda dizahirkan

Data peribadi anda mungkin akan dizahirkan kepada pihak-pihak yang berkenaan atas dasar perlu tahu sahaja dan ini termasuklah:

• Mahkamah, tribunal, pihak kerajaan atau pihak-pihak berkuasa, badan-badan dan agensi, dan penguatkuasaan undang-undang seperti Pejabat Tanah, Lembaga Hasil Dalam Negeri Kumpulan Wang Simpanan Pekerja;
• Bank, institusi kewangan dan pemproses pembayaran;
• Pihak ketiga seperti juruaudit, peguam-peguam, setiausaha syarikat dan penasihat-penasihat lain yang mungkin perlu mengetahui butir-butir hubungan anda bagi tujuan kerja anda seperti nombor telefon atau alamat e-mel dan/atau bagi tujuan prosiding undang-undang atau sebarang transaksi;
• Mana-mana pembekal atau pihak ketiga yang memerlukan data peribadi anda untuk membantu kami dalam menubuhkan, mengurus, mentadbir atau menamatkan hubungan kerja dengan anda, termasuk pihak yang bekerjasama dengan kami dalam penyediaan produk atau perkhidmatan mereka kepada anda atau bagi pihak kami;
• Rakan kongsi perniagaan dan rangkaian gabungan kami;
• Orang yang meminta maklumat sedemikian di bawah undang-undang; dan
• Orang yang telah diberikan persetujuan anda.

Kami mungkin akan memindahkan data peribadi ke tempat di luar Malaysia untuk menjalankan mana-mana tujuan yang tertakluk di Notis ini. Dalam situasi ini, kami akan mengambilkan langkah yang munasabah untuk memastikan data peribadi anda mempunyai tahap perlindungan yang sesuai dan diproses mengikut keperluan di bawah undang-undang yang berkenaan. Dengan melantikkan kami atau mengakses laman web kami, anda bersetuju dengan sebarang pemindahan data peribadi di luar Malaysia.

Keselamatan

Kami akan mengambil langkah penjagaan yang sewajarnya untuk melaksanakan langkah-langkah keselamatan bagi tujuan melindungi daripada sebarang akses tanpa kebenaran atau tidak sah kepada, atau pengubahan, penzahiran atau pemusnahan data peribadi anda. Sekiranya pemprosesan data kami dilakukan oleh pihak ketiga, kami akan mensyaratkan mereka untuk mematuhi langkah keselamatan kami.

Tempoh

Data peribadi anda akan disimpan bagi tempoh selama mana ianya perlu bagi tujuan-tujuan yang sewajarnya untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah dinyatakan atau selama mana yang wajar bagi melindungi hak perundangan kami. Data peribadi anda mungkin disimpan melebihi tempoh pelantikan anda sekiranya perlu, jika terdapat prosiding undang-undang yang belum selesai ataupun di mana ianya dikehendaki di bawah undang-undang untuk menyimpan data anda.

Hak-hak anda

Anda boleh memohon untuk melihat data peribadi anda yang berada di dalam pegangan kami dan, sekiranya data peribadi tersebut tidak tepat, anda boleh memohon supaya kami mengemaskininya. Anda boleh melakukannya dengan menghantar e-mel kepada kami di general@btclaw.com.my. Sila berikan kami tempoh masa yang munasabah untuk membalas dan melakukan sebarang pengubahan.

Pilihan keluar

Jika anda memilih untuk tidak mengemukakan apa-apa data peribadi wajib yang diminta atau berhasrat untuk menarik balik keizinan anda atau dengan ketaranya menghadkan pemprosesan data peribadi anda, anda bersetuju bahawa (tidak tertakluk kepada mana-mana perjanjian anda dengan kami) kami tidak akan mampu untuk memproses data peribadi anda, dan apa-apa faedah yang timbul daripadanya mungkin akan dikekang. Apabila ini berlaku, anda mengakui bahawa kami tidak akan bertanggungjawab bagi apa-apa kerugian yang anda hadapi berhasil daripada tindakan anda sendiri.

Semakan 

Kami merizabkan hak untuk mengubah Notis ini dari semasa ke semasa. Jika terdapat sebarang percanggahan di dalam versi Bahasa Malaysia dengan versi Bahasa Inggeris, kami akan mengguna pakai versi Bahasa Inggeris.

Hubungi kami

Sila tujukan sebarang pertanyaan atau permintaan berkenaan Notis ini kepada general@btclaw.com.my atau melalui telefon +607-213 2222.